与各方人员进行预约时，前期有两种类型的沟通。

一、内部沟通。也就是让公司内部人员或各个部门的所有人员知道本次活动的时间及各自所负责的工作板块。

二、外部沟通。也就是与本企业人员之外的人员沟通，如企业嘉宾、演职人员等。与外部人员沟通时，一定要让其知道两个内容，一个是活动时间，务必准时；一个是其当日出席活动时需要准备好的任务，别出现纰漏。

与外部人员沟通时需要注意的问题

1.最好使用尊称。使用尊称，一是对其尊重，二是对其重视，让其从心底认真对待本次活动。

2.最好约到下午。上午大家一般比较忙，这个时间通知的话，对方不能很好地接收信息，同时，会影响到对方的其他事务。

3.重点任务重点传达。预约沟通时，一定要将活动当天的任务做精确传达，防止当日活动脱节。

4.言简意赅。预约沟通时，切忌拖泥带水，言简意赅的表达，会给嘉宾客户干练的印象，无形中会给企业加分。