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活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

2022-7-22 17:54| 发布者: 紫梅| 查看: 3864| 评论: 1

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摘要 : 上一期跟大家分享了关于活动策划的整体执行4大流程步骤，有很多网友反映活动策划的具体执行要做哪些工作呢，今天就跟大家分享一下活动策划具体执行的详细内容。希望是给到在家还没上班或者已经云上班的各位小伙伴提 ...

上一期跟大家分享了关于活动策划的整体执行4大流程步骤，有很多网友反映活动策划的具体执行要做哪些工作呢，今天就跟大家分享一下活动策划具体执行的详细内容。希望是给到在家还没上班或者已经云上班的各位小伙伴提升学习的帮助。

活动策划的具体执行，主要分为前期准备、活动现场、后期工作三部分，根据不同类型的活动，所需要做的准备工作和执行工作都不尽相同，大家要根据自身的实际情况进行选择。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

1.前期整体准备

（1）活动策划方案

根据上一篇执行流程文章的介绍我们知道，活动策划方案里面需要包括策划方案、宣传方案、执行方案、预算方案等内容。方案在我们前期宣传工作中，属于核心灵魂，没有它，一切都很容易乱套，而且在部分活动需求中，需要拿方案去进行商业合作洽谈的。

（2）文稿准备

在活动举办前，我们需要把所有的文稿都举办好，主要是三种稿件：请示函、邀请函、新闻稿。请示函是用作活动的汇报和协助申请的，例如有时候需要用到上级单位对场地或设备等相关支持，就需要请示。邀请函顾名思义就是要用作邀请了，活动举办前都要对领导、嘉宾、合作单位等相关人员进行莅临现场的正式邀请。而新闻稿又分为预热稿和报道稿，活动前期我们都要进行活动的预热宣传，让更多人知道活动的举办，让更多人参加活动，而后续的报道更是对活动影响力的重要“升温”。

（3）宣传设计

活动的举办都离不开设计，围绕活动主题的主画面及各种宣传页面设计、印刷品等设计都要提前设计好，而设计文档还需要根据线上线下的使用进行使用分辨率的输出，以便前期宣传和物料的印制。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（4）活动场地的确认

前期的宣传必定是要把活动地点和时间给发布出来的，因此前期就需要提前把场地落实了，而一些大型的活动，是需要提前找公安机关进行报备，具体相关要求和资料的准备，大家自行在网上查询，我这里就不一一列举说明了。

根据《群众性文化体育活动治安管理办法》第六条规定，群众性文化体育活动的参加人数在二百人以上三千人以下的，由县级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性文化体育活动，由共同的上一级公安机关许可。作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。

（5）PPT准备

PPT已成了活动最重要的宣传载体了，许多活动的举行都离不开PPT，例如：论坛、讲座、峰会等活动都必须会用上。不仅要以统一的VI视觉准备好主办方的PPT，有嘉宾需要上台演讲的，也需要提早收集，一定要提前收，我碰到很多次现场出乱子的，而且有很多嘉宾的PPT不一定适配现场的屏幕，会影响呈现效果。

（6）嘉宾邀请

用邀请函的方式提前对参会领导嘉宾进行正式邀请，是最起码的尊重，如果连这部都忘了做的话，除非他们没有你不行，不然愿意来现场的人真的不多，上了层次的人受邀参会都很频繁。最后需要确定到场的嘉宾名单，以便安排接待。

（7）媒体邀请

媒体邀请主要通过两种稿件，一种是媒体邀请函，另一种是新闻稿，网媒、纸媒、电视台等要邀请哪种媒体就看活动的宣传需求和预算了，每个地方的价格都不一样，有关系和没关系的价格也不一样。最后需要确定到场的媒体名单，以便安排媒体宣传确认。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（8）发言稿

领导和嘉宾的发言稿要提前准备好，没有多少领导嘉宾愿意自己花时间想到现场要讲什么的，无论他们用不用你的稿，都要提前准备好，而且要提前发他们审核。虽然我对这些代稿的行为很坑，特别是在那种大型或者是有高度的活动，写这些稿的一般都是公司的小文案，当知道了这种套路之后，经常参会都不想听前面部分了。然而，这也是业内的规则。

（9）主持稿

主持稿主要是活动的整体流程和关键人名字信息为主，修饰美句倒不是最重要的，但是都要提前写好，毕竟你不知道你请来的主持人能力到哪里，高级的只要流程和关键信息。

（10）摄影摄像沟通

根据活动的类型、预算、场地，选择不同的摄影摄像搭配。例如像论坛会议这些，摄像需要安排一个定机位录制整个活动舞台，有条件的还要安排摇臂拍摄，像现在这个短视频媒体火爆的时代，还需要专门的人员拍摄竖版的。而游机位的摄影摄像安排，可以用作现场特写的拍摄，效果很好。这些都是需要提前安排和沟通需求的。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（11）用电需求

如果要用到像LED屏、射灯、音响这些，要提前跟场地方沟通好大功率电的使用和工程师对接。

2.物料准备

（1）物料制作

宣传物料、现场布置都需要提前设计后，安排供应商进行制作，如背景板、横幅、海报、水牌、刀旗、邀请函、展板、背贴、埋套、立体字……根据策划方案效果图的安排，一一落实。

（2）电子设备

LED屏、灯光、音响、电脑、切换台、麦克风、遥控器、WIFI等电子设备的东西，不仅要提前准备落实好，还需要安排专门的时间进行现场调试。而且像麦克风这种，一定要多准备，机会每个现场都多少会有出现问题的时候。

（3）饮品小吃

水是最基础的必需品，无论是给工作人员的还是给嘉宾的，预算再少也要准备，有条件的可以准备一些西式餐点、水果盘之类的，基本的接待不可怠慢。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（4）地毯

地毯这方面要提前沟通好，一般都不需要自己买，像酒店场地这种大多有配备，而没有的话就要求布场的供应商准备。

（5）签到品

签到方面，有的是打印在A4纸上进行到场登记，有的是在背景板上进行签到，根据具体情况分别准备好中性笔和马克笔。

（6）花束

花束的准备就是为了喜庆和好看，一般是放在主持台、签约台、贵宾室桌子上，可以让供应商统一安排，也可以自行找花店配备，这些都是常规，要求不用太高。当然，花品的选择尽量不要选一些刺激性比较重的，因为你不知道什么人会过敏。

（7）桌椅

明确好桌椅的数量和尺寸，让供应商准备好，到了现场进行摆放，并且每个桌椅都需要有桌布和椅套，这样会显得更加正式。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（8）礼花

礼花就看需求准备吧，而且要提前沟通场地能不能放，现在有一些酒店为了避免清洁困难是不让放礼花的。

（9）名牌椅贴

一般领导嘉宾和论坛舞台上会摆放名牌，一来是表示尊重，二来是领导嘉宾的现场照片都是可以用来造势的。而其他次级的嘉宾或者参会人员一般只要按区域划分做背贴就可以了，方便人员到现场可以自己找位置，以免现场混乱。

（10）服装

一般正式的会议上，工作人员都会有统一的服装配备，这样显得更加专业和正式一点，也方便参会人员咨询。

（11）证件

参会证件按照不同的需求一般分为5类，工作证、布场证、媒体证、参会证、嘉宾证，不同的证件用不同的证件带，方便区分。

（12）倒计时板

一般活动的举办无论是发言讨论还是搞游戏活动，都是有时间限制的，按照时间安排规定去保证活动在预定时间内完成，而不是超出，因此需要倒计时板的提醒。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（13）接机/车牌

有领导远道而来，接机接车时需要举牌以便识别。

（14）礼仪

提前安排好礼仪人员，彩排的时候要到位，且一般礼仪的衣服鞋子都是要统一的，这样看起来正式很多，这个服装最好是让供应商去解决，他们一般都有合作专门做租赁的，有需要的还要准备礼仪盘。

（15）证书奖状

如果有颁奖这个环节的，就要提前准备好了，人名和奖状信息一定不能错，不然现场是非常尴尬的，一定要核对核对再核对。

（16）备用金

备用金很重要，在这里提醒各位职场小伙伴和公司负责人要看好了，每次举办活动总会多多少少有一些额外的花费地方，有一些金额还会涉及很高，所以公司一定要预留好备用金，回头由票据报销冲账就可以了。

3.接待准备

（1）工作餐

工作餐要提前找好供应商准备，因为有时候数量太多的话，临时找餐厅可能是不够材料制作的。还有一种情况是活动在偏僻的地方举办，这个时候找好餐厅供应和送餐问题都是十分重要的，毕竟工作人员饿晕了还怎么干活，搞活动都是很消耗体力和脑力的。注意了，像礼仪、志愿者、媒体记者的餐饮一般也是需要安排的。

（2）餐厅

邀请领导嘉宾参会，大部分都会在会后带他们去吃一顿，然后在饭桌上进行商业洽谈。跟工作餐一样，都要提前准备好，在什么地方吃，吃什么菜式，都是有讲究的，提前预定房间和菜式酒水的安排，好让领导嘉宾到餐厅不用等很久就有饭菜吃。

（3）酒店住宿

远道而来的领导嘉宾，需要为他们准备好酒店住宿的接待，需要提前找好酒店进行考察和合作洽谈，一般用企业身份去谈都是有优惠价的。如果是外地活动，还要给工作人员提前安排，当然，档次一般是跟领导嘉宾不一样的。

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（4）交通

有些从外地受邀来参加的领导嘉宾，需要提前给他们订好机票和高铁票，到了目的地城市之后，需要提前安排车辆和专门的人员去接送。如果活动现场和酒店不是同一个地方的，也需要安排车辆进行接送。

（5）会议室

如果有单独商务合作洽谈准备的话，就需要提前安排会议室，一般酒店里面都会用专门的商务会议，还会有酒店专门的人员协助。

4.活动现场

（1）参会人员引导

安排好志愿者或者专门的工作人员做好参会人员的签到及坐席引导工作，避免现场出现混乱，不怕人多，就怕乱。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（2）停车位引导

停车位的引导和安排要做好，也需要跟场地保卫处人员协调好车辆的停放规划，有些大活动是需要把大中小车分开停放的。

（3）贵宾室引导

领导嘉宾提前到场后，需要引导到贵宾室休息接待，而这个时间也正是管理层进行商务洽谈的机会。

（4）设备传递

像话筒、翻页笔这些经常会出问题的设备，在现场要有专门的人员手上拿着备用的，出现问题的时候立马更换。

（5）媒体安排

像电视台这种媒体基本上都是要在会前会后对关键人员进行采访的，媒体组的同事要负责好记者们的接待和采访需求安排配合。

（6）接待车辆安排

接待车辆要根据实际领导嘉宾的需求安排好，有的领导嘉宾来前面一下就走了，车辆不能等到快结束才来等候。

（7）布场安排

布场主力在供应商的协助，能提前多久布场就提前多久布场，一般都是提前一天完成，如果当天就布场完的话时间太紧，有时候现场不好处理突发状况。

活动策划具体执行有哪些工作？干货分享，拿去用

（8）撤场安排

活动结束好与供应商一起做好撤场，清单好物料设备，借的要还，有用的带走，保证好基本的卫生。

5.活动后工作

（1）媒体反馈

跟踪好媒体的新闻发布情况，做好发布链接整理、剪报整理，如果可以的话，联系媒体协助统计阅读量也是极好的。

（2）摄影摄像素材整理

要找摄影摄像人员拷贝好拍摄的资料，不要想着让他们网络发送过来，文件太大了，这些素材很重要，以后宣传都靠它们了。

（3）财务结算

活动后做好决算表，清点好所有的支出，以便找财务报销。有甲方的话要找甲方催收尾款，别的乙方合作的就老老实实给他们结算尾款。

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