无论是组织一场小型会议还是策划一场大型会议，活动策划都是一项艰难的义务。无论是复杂或复杂的活动都需求详细的方案和组织。从树立准确的预算到推行举行活动，有许多应该尽早末尾思索的要素，你可以采取以下几个步骤来末尾策划活动，保持正轨，使活动举行成功。

1. 定义目的和目的

在末尾预备活动地点或演讲之前，你应该花时间确定举行活动的目的和缘由。这个活动的最终目的是什么？你希冀开拓新的销售/支持产品发布/添加品牌知名度吗？或许是多个目的的组合？确定想要完成的目的，以及举行活动将如何协助你完成目的。

接上去在方案活动时，应该确定一系列支持最终目的的活动义务。比如，添加10%的参与者/添加25%的支出/收到100个产品的预订/在活动时期添加社交媒体的提及、关注、转发… 有了目的和目的，就可以创建事情的初步范围。范围应该提供关键的细节，并指出如何完成概述的目的。树立举行活动的目的和项目范围可以使你愈加系统地组织你的活动并失掉指导的支持。

2. 制定活动预算

创建预算是策划活动中一个重要的早期步骤，它可以协助你明白活动下的各项小方案。此外，制定预算有助于避免不必要的不测(如花光装饰的钱等)。提早规划好举行活动的整个预算，在确定变量时不断更新就能确保一场活动的顺利展开。据调查，一场活动策划预算分为市场营销和推行(43%)、演讲和人力(32%)、印刷材料(29%)、场地(18%)。随着活动策划的推行，各个项目的预算无疑会变化，记得及时做出调整，以确保不会超出预算。

3.树立活动策划团队

举行十分小型的活动或会议能够一、两团体就能处理讨论到的义务。但是关于大型活动，需求一个有组织的团队来执行义务、推进活动。从头末尾组建策划团队很重要的一点是尽早指定角色以确保责任制。团队的一切成员都应该向一个项目经理报告，这个项目经理对一切变动的部分都具有可见性。以下是典型的角色分配方式:

- 项目经理：监视描画的一切活动部分，最终担任事情的执行，管理预算，驱动策略，做出高层决策。

- 活动场地担任：该人员是场地、供应商、资助商在现场的次要联络人，担任现场志愿者和任务人员（如安保、摄影、餐饮）。

- 调度人员：这团体担任活动日程安排、协调会议，与演讲者一同任务，确保日程安排信息的准确更新，并与相关方停止沟通。

- 创意设计：设计师担任一切印刷和网络材料的视觉设计，如时间表、宣传册和标识，以及预备活动运用程序所需的一切。普通来说，大型的活动举行最好和专业的设计机构协作。

- 市场营销：营销人员会让适宜的人了解活动，创造奖励和机遇策略来促进参会活动，监视品牌，与参会者做沟通，协调社交媒体和扩展媒体影响。营销团队确保其别人能获取需求的一切信息，如举行活动的地图、时间表、演讲者的信息等等。

- 注册和注销：这些人在策划筹备活动进程中担任注册设置，与软件供应商协作，消费和管理徽章，生成报告，并确保注册进程（活动前和活动时期）顺利停止。

- 资助：成员的任务是绘制展位空间，销售资助时机，与资助商保持关系，并探求社区组织的关系。他们有绝佳的机遇和出色的人际交往才能。

团队就绪后就可以创建事情项目方案了。项目活动方案不只仅是一个待办事项清单，它是每个单独操作项的详细细分，标识一切者、协作关系、到期日期和完成形状，使举行活动总担任项目经理可以经过将每个操作项映射到顶级事情目的来证明它的合理性、避免能够会出现的不测。

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